Surat dinas atau biasa disebut dengan surat resmi merupakan jenis surat yang berisikan tentang hal-hal yang berhubungan dengan kedinasan dari instansi atau suatu lembaga.
Adapun menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, surat dinas adalah surat yang dikirimkan oleh kantor pemerintahan dengan bebas biaya. Surat resmi atau surat dinas ini dibuat oleh suatu instansi untuk individu ataupun untuk instansi yang lainnya dengan kepentingan kedinasan.
Biasanya, surat dinas ini berisikan tentang surat izin, surat tugas, ataupun juga berupa pengumuman, dan lain sebagainya. Karena surat dinas merupakan surat resmi beda dengan surat keterangan, maka surat dinas ini sering digunakan untuk keperluan yang formal.
Dalam pembuatan dan penyusunan surat resmi ini harus dibuat sesuai dengan aturan dan kaidah yang sudah ditentukan, tidak asal dan seenaknya. Yang paling penting juga adalah bahwa penyusunan surat resmi atau surat dinas ini harus menggunakan bahasa yang baku dan menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar.
Apa Saja Unsur dalam Surat Dinas?
Apabila ada yang bertanya atau ada sebuah pertanyaan tentang Apa saja unsur dalam surat dinas, maka jawabannya ada di bawah ini. Berikut akan kami bagikan Bagaimana cara menyusun dan membuat surat dinas yang baik dan benar sesuai dengan kaidah yang berlaku.
1. Kepala Surat atau biasa disebut dengan Kop Surat
Kop surat ini terdiri dari :
- - Nama instansi
- - Alamat lengkap
- - Nomor telepon
- - Nomor kontak pos
- - Logo identitas lembaga
2. Tanggal Surat
Pada penulisan dan penyusunan surat dinas, tanggal surat terletak pada bagian kanan atas kiri atas atau juga kanan bawah. Adapun nama tempat pada tanggal surat dinas atau surat resmi tidak perlu dicantumkan kan karena nama tempat telah ada pada bagian kop surat.
Pada bagian tanggal surat ini juga ditulis nama bulan serta tahun dengan lengkap tanpa memberi tanda titik sebagai akhiran. Berikut Contohnya; 05 Februari 2022
3. Hal/Perihal Surat
Hal/Perihal surat ini menunjukkan pada inti dan isi surat secara singkat. Hal yang harus diingat pada bagian perihal surat ini adalah tidak memberi garis bawah serta menggunakan huruf besar dan diakhiri dengan tanda titik.
4. Nomor surat
Unsur surat dinas yang selanjutnya adalah nomor surat. Nomor surat ini berisikan tentang nomor surat, kode, beserta tahun. Pada dasarnya setiap organisasi atau instansi memiliki kode atau urutan penulisan kode dalam menuliskan nomor surat dinas atau surat resmi. Contoh: No : 05/2/UM/2022
5. Lampiran
Penulisan perincian pada lampiran ini ditulis dengan tanpa menggunakan angka atau huruf semua. Au lampiran dapat ditulis secara lengkap atau juga dapat ditulis dengan singkat menjadi lamp. Contoh; Lampiran : Lima Lembar
6. Alamat surat
Dalam bagian alamat surat, pastikan alamat tersebut ditujukan langsung kepada pejabatnya dan bukan pada nama kantor pejabat tersebut. Jangan menggunakan kata Yth dan Kepada secara bersamaan. Adapun penulisan nama jalan pada alamat surat tidak boleh disingkat dan alamat tujuan surat tidak boleh diakhiri dengan tanda titik. Contoh:
- Yth. Kepala SMA 2 Kenangan
- Jalan Nusantara 321 Bandung
7. Pembuka surat
Pada bagian pembuka surat ada beberapa variasi yang biasa digunakan. Salah satu contohnya apabila surat tersebut sebagai pemberitahuan atau permintaan, maka kata yang digunakan adalah "Dengan ini kami sampaikan". Adapun bila surat tersebut merupakan susunan sebuah surat balasan, maka kata yang digunakan adalah " Membalas surat Saudara tertanggal.. Dan lain sebagainya.
8. Isi Surat
Unsur surat dinas yang ke delapan adalah Isi surat. Isi surat ini berisi tentang hal yang pada surat tersebut.
9. Penutup
Pada penulisan surat dinas bagian penutup ini ada beberapa aturan yang harus diterapkan. Yang pertama adalah setelah kata sapaan dicantumkan tanda koma, yang kedua adalah terdapat variasi dalam ungkapan, dan yang terakhir berisi sebuah ucapan terima kasih dan harapan, serta menunjukkan kenyataan yang telah disebutkan.
10. Pengirim surat dinas
Unsur surat dinas yang terakhir adalah pengirim surat dinas. Dalam bagian pengirim surat dinas ini harus berisikan tanda tangan, nama terang, nama jabatan, dan juga NIP.
0 Comment:
Posting Komentar